«La force naît de l’adversité et dessouffrances.» Cette citation de PaulOhl est pleinement d’actualité. Ces  derniers mois nous ont tous poussé dans nos retranchements. Nombreuses sont les entreprises qui ont su – dans l’adversité et la souffrance – développer de nouveaux produits, améliorer leur efficience et leur efficacité. Qu’en est-il de vos logiciels administratifs? Attardons-nous sur la gestion de vos créanciers!

La facture QR est entrée en vigueur à fin juin 2020 et celle-ci devient progressivement la norme. Le bulletin QR remplacera même définitivement les bulletins rouges et oranges. Ces derniers seront effectivement retirés du marché à fin septembre 2022. Les bulletins de versement munis d’un code QR font donc maintenant partie du présent et vos premières expériences ont permis de constater que tant les paiements au guichet postal que la saisie via votre application bancaire ou de votre téléphone intelligent sont encore plus simples, plus précis et plus rapides. Or, la technologie utilisée pour l’organisation de vos paiements électroniques peut être aisément utilisée à renforcer votre gestion des créanciers, tout en économisant du temps et de l’énergie.
Prenons l’exemple de cette restauratrice ayant 6 à 8 employés. Elle gère ellemême les salaires et la saisie de sa comptabilité avec, par exemple, les modules adéquats d’Abacus. Elle gère manuellement les factures de ses fournisseurs (contrôle, organisation du paiement via e-banking et classement). Elle enregistre donc les factures de ses fournisseurs deux fois: pour la préparation du paiement, puis lors de la saisie comptable.

Par l’organisation du module Abacus Créanciers, l’enregistrement de tout fournisseur permet d’avoir toutes les informations nécessaires au paiement et à la comptabilisation des factures reçues. Le fait que son fournisseur lui remette une facture QR permet d’éviter les erreurs de reconnaissance automatique de l’essentiel des informations requises:
• Nom et adresse précise
• Coordonnées de paiement
• Montant à payer
• Date de la facture
Elle ne regrette donc aucunement les anciens bulletins de versement, bien au contraire! L’enregistrement de la facture dans un module de gestion de créanciers lui permet de connaître en tout temps les montants ouverts et d’organiser les paiements en conséquence. Les écritures comptables vont être automatiquement transmises dans le module de comptabilité financière. Par ces quelques mesures, une seule saisie est nécessaire. Elle évite donc une seconde saisie pour la comptabilité, les fautes de frappe et les montants différents entre la banque et la comptabilité. La comptabilité du mois sera ainsi prête plus rapidement. Le scannage des documents permettrait également un classement numérique.
Nous y reviendrons.
Au final, l’abandon des bulletins rouges et oranges présente une opportunité d’ajuster son fonctionnement administratif en profitant des synergies offertes par les outils informatiques adéquats. Le temps épargné que cette restauratrice ne passera pas au bureau, elle pourra le consacrer à d’autres tâches. Elle ressortira renforcée de ces ajustements!

Auteur: 

Claude Babey 
Directeurs Outils Clients
Gastroconsult Saignelégier