La caisse est un élément central de la gestion d’une entreprise. L’utilisation accrue des cartes de débit et de crédit, les paiements par téléphone portable et l’envoi séparé de factures n’ont pas relégué la caisse aux oubliettes. Sa tenue demeure un point essentiel pour un établissement. Un livre de caisse en bonne et due forme est absolument nécessaire.

Le livre de caisse contient toutes les transactions en espèces de l’entreprise. Chaque dépense et chaque recette en espèces est enregistrée. Exemple: si un collaborateur retire de l’argent sur le compte bancaire de l’entreprise pour remplir la caisse ou qu’il fait un petit achat pour l’entreprise dans le magasin d’en face, ces deux transactions doivent figurer au livre de caisse. Mais il existe aussi des cas qui sont souvent oubliés dans la pratique, comme par exemple le retrait en liquide par le propriétaire pour rembourser des dépenses professionnelles qu’il a réglées avec ses fonds privés. Les retraits effectivement privés doivent également être mentionnés en détail. Si un demandeur d’emploi reçoit une indemnité après une journée d’essai, ce montant doit aussi être saisi avec le nom de la personne concernée. 

Un livre de caisse bien tenu et un bilan de caisse régulier simplifient la vie aux établissements comme à leur fiduciaire! En effet, les entrepreneurs doivent pouvoir s’occuper de la partie opérationnelle. Et si cela est fait correctement, la fiduciaire a moins de travail pour établir un bilan en tout point correct. Ce qui profite en retour à l’établissement, car sa facture de comptabilité est ainsi allégée. 

Réduire les prélèvements en espèces

Dans la pratique, il est recommandé de réduire au maximum les prélèvements en espèces pour les salaires et les achats. Le livre de caisse est ainsi plus clair et moins sujet aux erreurs ou aux positions manquantes. Il vaut mieux verser les salaires par virement bancaire et utiliser une carte de débit ou de crédit de l’entreprise (du compte bancaire ou postal commercial) pour les achats.
Le livre de caisse doit se fonder sur une caisse réelle contenant des espèces. Il peut s’agir d’une cassette contenant du liquide, d’une caisse enregistreuse ou d’un coffre-fort. En règle générale, toutes les transactions en espèces de l’entreprise sont à consigner dans le livre de caisse. Selon les circonstances, il peut également être utile de tenir plusieurs livres de caisse.

Le livre de caisse comprend au minimum les informations suivantes:

• Recettes et dépenses (y compris les dépôts et les retraits privés). La saisie doit être chronologique.
• Indication de la date et du numéro de référence (numéro de justificatif).
• Texte de comptabilisation pour explication (par exemple pour les intérimaires: Nom/prénom/lieu de résidence).
• Montant et devise.
• Taux de TVA appliqué (impôt sur le chiffre d’affaires ou préalable).
  
• Solde en caisse après la saisie de la transaction.
• Solde de caisse théorique actuel.

Le solde de caisse doit être compté quotidiennement. Le relevé de caisse doit être documenté par un protocole de comptage. Les responsables reportent ce qu’ils ont compté dans le livre de caisse (nombre de pièces, nombre de billets) et confirment le résultat final en apposant leur signature ainsi que la date du comptage. Les éventuelles différences entre les chiffres du livre de caisse et les montants effectifs en espèces sont également notés dans le livre de caisse. Les différences doivent être élucidées très rapidement, car il est presque impossible de le faire si l’on attend trop longtemps. Un déficit de caisse non identifiable est généralement comptabilisé comme un prélèvement privé, tandis qu’un excédent de caisse doit être pris en compte comme un chiffre d’affaires supplémentaire au compte de résultat.

La loi interdit l’usage du crayon papier!

Les recettes de caisse peuvent être inscrites quotidiennement en une seule fois au livre de caisse, à condition que la composition du montant final soit prouvée par les rouleaux de caisse, les tickets de caisse et les autres justificatifs. Pas de comptabilisation sans justificatif! Ce principe s’applique également à la caisse. Les justificatifs doivent impérativement être conservés pendant dix ans. Il est possible de tenir un livre de caisse électronique (par exemple dans Abacus ou Gastrobasic), à condition que la comptabilité soit tenue en temps réel et qu’il soit impossible de procéder à des ajustements ultérieurs. En outre, le relevé de caisse régulier doit être documenté sans modification. L’usage du crayon papier est donc à bannir si le livre de caisse est rempli à la main. Les ajustements ultérieurs doivent être clairement identifiés comme tels.

Attention aux créances fiscales!

Comme nous l’avons indiqué précédemment, les entreprises de la restauration doivent impérativement tenir un livre de caisse. Une tenue incorrecte du livre de caisse peut avoir des conséquences onéreuses: redressement fiscal, taxes, amendes, etc. Une estimation effectuée par les autorités de taxation peut déboucher sur des créances fiscales élevées qui ne correspondent pas forcément au résultat réel de l’entreprise et qui auraient pu être évitées par une comptabilité conforme.

Auteur: 
Philipp Pfammatter
Directeur de succursale 
Gastroconsult Brigue 

Co-Auteur:
Directeur adjoint 
Gastroconsult Brigue