QR- Rechnungen
Bereits im
vergangenen Jahrhundert haben sie unseren Alltag geprägt – nun werden die roten
und orangen Einzahlungsscheine (ES und ESR) langsam aber sicher durch die
QR-Rechnung abgelöst. Diese wird am 30. Juni 2020 eingeführt und nach und
nach auch in Ihrem Alltag Einzug halten. Eine Tour d’Horizon über die
Konsequenzen.
Weder Mythos noch
Science Fiction – Die QR-Rechnung ist ein Zeichen dessen, dass die
Digitalwirtschaft häufig Fakt oder zumindest in greifbarer Nähe ist. Durch sie
wird sich der Zahlungsverkehr weiter harmonisieren und sich vor allem auf das
digitale Zeitalter einstellen. Diese Umstellung trägt dazu bei, dass sich das
Risiko für Eingabefehler reduziert und weniger Zeit für den Zahlungsprozess
aufgewendet werden muss (sowohl bei der Erstellung als auch bei der
Verarbeitung von Rechnungen). Die QR-Rechnung wird sämtliche notwendigen
Informationen bezüglich Geldüberweisung (Zahlungspflichtiger,
Zahlungsempfänger, Betrag und zusätzliche Informationen) sowie einen
Empfangsschein enthalten.
Erhalt einer
QR-Rechnung
QR-Rechnungsbeispiel-de-mit-Muster.pdf
Ob Privatperson,
Unternehmen oder Behörde: Einzahlungen am Postschalter werden immer noch
möglich sein. Kreditorenbuchhaltungs- oder auch Zahlungssoftwares müssen jedoch
rechtzeitig angepasst werden, um das neue Zahlungsmittel einzubinden.
Durch den QR-Code-Scan
erhält Ihre Zahlungssoftware bzw. Ihre E-Banking App alle für die Begleichung
der Rechnung notwendigen Informationen – Sie müssen höchstens noch den Betrag
oder das Ausführungsdatum ergänzen.
Wenn Sie für Ihre
Zahlungen eine neuere E-Banking App verwenden, haben Sie bestimmt bereits
festgestellt, dass die ESR-Erfassung gegenüber dem ES in der Regel um einiges
schneller geht. Bei gewissen Applikationen können die Einzahlungsscheine auch
mit der Smartphone-Kamera gescannt werden. Die ES hingegen müssen in der Regel
manuell nacherfasst werden. Diesen Unterschied in der Bearbeitung wird es mit
dem QR-Code-Scan nicht mehr geben, denn sämtliche wichtigen Informationen
werden Ihnen auf Ihrer App in kürzester Zeit zur Verfügung gestellt.
Was geschieht mit den
aktuellen Einzahlungsscheinen und laufenden Daueraufträgen? Kurz- und
mittelfristig behalten diese ihre Gültigkeit. Bis jetzt wurde noch kein
Enddatum festgelegt.
Erstellen von
QR-Rechnungen
Sie stellen Rechnungen
an Ihre Kundschaft und sind besorgt, was die bevorstehenden Änderungen angeht?
Die aktuellen Zahlungsmodalitäten werden noch eine gewisse Zeit ihre Gültigkeit
behalten: Sie können also weiterhin Papierrechnungen ausstellen und Ihren
Kundinnen und Kunden einen ES dazulegen. Ihr Fakturierungsprogramm wird immer
noch funktionieren. Damit Sie selbst QR-Rechnungen ausstellen können, muss
dieses aber erweitert werden. Bestimmt werden Anpassungen in der Spesenpolitik
der Banken Sie dazu animieren, mit QR-Rechnungen zu arbeiten.
Ausblick
Ganz nach dem
Grundsatz der Einheitlichkeit öffnet die QR-Rechnung für alle Parteien auf
einfache und umfassende Weise Tür und Tor für das «papierlose Büro». In kleinen
wie in grossen Unternehmen aber auch bei Privatpersonen wird sie auf jeden Fall
einen immer wichtigeren Platz einnehmen.
Fazit
Ihr Alltag wird durch
das Inkrafttreten der QR-Rechnung bestimmt nicht von einem Tag auf den anderen
auf den Kopf gestellt. Wenn Sie sich gut darauf vorbereiten, können Sie jedoch
schon bald von den Vorteilen profitieren – und obendrein noch Zeit sparen.
Claude Babey
Direktor Kunden-Tools
Betriebsökonom HWV/FH
Zugelassener Revisor
Gastroconsult AG, Sitz Saignelégier
Quellen:
www.paymentstandards.ch
www.payer-simple.ch
www.qr-facture.ch
www.postfinance.ch/fqr
