QR- Rechnungen

Bereits im vergangenen Jahrhundert haben sie unseren Alltag geprägt – nun werden die roten und orangen Einzahlungsscheine (ES und ESR) langsam aber sicher durch die QR-Rechnung abgelöst. Diese wird am 30. Juni 2020 eingeführt und nach und nach auch in Ihrem Alltag Einzug halten. Eine Tour d’Horizon über die Konsequenzen.

Weder Mythos noch Science Fiction – Die QR-Rechnung ist ein Zeichen dessen, dass die Digitalwirtschaft häufig Fakt oder zumindest in greifbarer Nähe ist. Durch sie wird sich der Zahlungsverkehr weiter harmonisieren und sich vor allem auf das digitale Zeitalter einstellen. Diese Umstellung trägt dazu bei, dass sich das Risiko für Eingabefehler reduziert und weniger Zeit für den Zahlungsprozess aufgewendet werden muss (sowohl bei der Erstellung als auch bei der Verarbeitung von Rechnungen). Die QR-Rechnung wird sämtliche notwendigen Informationen bezüglich Geldüberweisung (Zahlungspflichtiger, Zahlungsempfänger, Betrag und zusätzliche Informationen) sowie einen Empfangsschein enthalten.

Erhalt einer QR-Rechnung

QR-Rechnungsbeispiel-de-mit-Muster.pdf

Ob Privatperson, Unternehmen oder Behörde: Einzahlungen am Postschalter werden immer noch möglich sein. Kreditorenbuchhaltungs- oder auch Zahlungssoftwares müssen jedoch rechtzeitig angepasst werden, um das neue Zahlungsmittel einzubinden.

Durch den QR-Code-Scan erhält Ihre Zahlungssoftware bzw. Ihre E-Banking App alle für die Begleichung der Rechnung notwendigen Informationen – Sie müssen höchstens noch den Betrag oder das Ausführungsdatum ergänzen.

Wenn Sie für Ihre Zahlungen eine neuere E-Banking App verwenden, haben Sie bestimmt bereits festgestellt, dass die ESR-Erfassung gegenüber dem ES in der Regel um einiges schneller geht. Bei gewissen Applikationen können die Einzahlungsscheine auch mit der Smartphone-Kamera gescannt werden. Die ES hingegen müssen in der Regel manuell nacherfasst werden. Diesen Unterschied in der Bearbeitung wird es mit dem QR-Code-Scan nicht mehr geben, denn sämtliche wichtigen Informationen werden Ihnen auf Ihrer App in kürzester Zeit zur Verfügung gestellt.

Was geschieht mit den aktuellen Einzahlungsscheinen und laufenden Daueraufträgen? Kurz- und mittelfristig behalten diese ihre Gültigkeit. Bis jetzt wurde noch kein Enddatum festgelegt.

Erstellen von QR-Rechnungen

Sie stellen Rechnungen an Ihre Kundschaft und sind besorgt, was die bevorstehenden Änderungen angeht? Die aktuellen Zahlungsmodalitäten werden noch eine gewisse Zeit ihre Gültigkeit behalten: Sie können also weiterhin Papierrechnungen ausstellen und Ihren Kundinnen und Kunden einen ES dazulegen. Ihr Fakturierungsprogramm wird immer noch funktionieren. Damit Sie selbst QR-Rechnungen ausstellen können, muss dieses aber erweitert werden. Bestimmt werden Anpassungen in der Spesenpolitik der Banken Sie dazu animieren, mit QR-Rechnungen zu arbeiten.

Ausblick

Ganz nach dem Grundsatz der Einheitlichkeit öffnet die QR-Rechnung für alle Parteien auf einfache und umfassende Weise Tür und Tor für das «papierlose Büro». In kleinen wie in grossen Unternehmen aber auch bei Privatpersonen wird sie auf jeden Fall einen immer wichtigeren Platz einnehmen.

Fazit

Ihr Alltag wird durch das Inkrafttreten der QR-Rechnung bestimmt nicht von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Wenn Sie sich gut darauf vorbereiten, können Sie jedoch schon bald von den Vorteilen profitieren – und obendrein noch Zeit sparen.

Claude Babey
Direktor Kunden-Tools
Betriebsökonom HWV/FH
Zugelassener Revisor
Gastroconsult AG, Sitz Saignelégier

Quellen:
www.paymentstandards.ch
www.payer-simple.ch
www.qr-facture.ch
www.postfinance.ch/fqr