Machen Sie Ihre ersten Schritte auf dem Gebiet der digitalen Gastronomie und der digitalen Buchhaltung

An die Buchhaltung angeschlossene Registrierkasse
Auch wenn Sie kein grosser Freund neuer Technologien sind, dürfte dieser erste Schritt in Richtung der digitalen Gastronomie Ihren Alltag nicht nennenswert verändern. Ist die Datenbank (Speisekarte und der Tischplan) erstmal eingerichtet, präsentiert sich die von Gastrofix angebotene berührungsgesteuerte Registrierkasse (Tablet oder Mobiltelefon) in benutzerfreundlicher Form. Die Datenbank lässt sich jederzeit und auch auf Distanz ändern. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung. Zudem können Sie ebenfalls über eine (nach Uhrzeit, Produktbereich, Mitarbeiter usw.) vollständig anpassbare Übersicht (Cockpit) die Verkäufe direkt und aus der Ferne verfolgen.

Ja, aber was ist, wenn keine Internetverbindung besteht oder das Tablet kaputt geht?
Die Daten werden alle 5 Minuten automatisch gespeichert. Da die Datenübertragung eine Internetverbindung erfordert, werden die Daten maximal 8 Tage lang im System gespeichert. Sollte es zu einem Bruch des Displays des Tablets oder des Mobiltelefons kommen, kann die Anwendung über das Internet auf ein anderes Medium heruntergeladen werden. Mithilfe eines QR-Codes lassen sich die Restaurantdaten leicht wiederherstellen.

Bei Schliessung des Restaurants
Bei Schliessung des Restaurants drucken Sie den Abschlusskassenbon (« Z-Bon ») aus. Am nächsten Morgen werden die Gesamtverkäufe je nach Systemeinstellung in Ihrer Abacus-Buchhaltung automatisch aufgeschlüsselt. So kann beispielsweise die Tagessumme der verschiedenen ausgewählten Kategorien (Wein, Bier, Mineralwasser, Kaffee, Spirituosen und Küche) aufgeschlüsselt werden. Ausserdem werden die unterschiedlichen Zahlungsmittel ebenfalls automatisch in Ihrer Buchhaltung erfasst (Barzahlung, Kredit- oder Postkarte, Rechnungen, Geschenkgutscheine, Offerten usw.). Mit wenigen Klicks können Sie an Kunden zu versendende Rechnungen ausgeben. Diese werden ebenfalls automatisch in Ihrer Buchhaltung erfasst.

Zeit ist Geld
Neben der Vermeidung potenzieller Eingabefehler beim Buchen ermöglicht dieses Tool Ihnen bzw. Ihrem Treuhänder eine erhebliche Zeiteinsparung bei der Datenerfassung, was sich für Sie bzw. den Treuhänder als äusserst vorteilhaft erweist. Diese wertvolle Zeit kann nun für produktivere Tätigkeiten genutzt werden, was wiederum direkte Auswirkungen auf Ihr Portemonnaie hat. Darüber hinaus zählt dieses Registrierkassensystem zu den Unternehmensmanagement-Tools (Cockpit). Es ermöglicht sorgfältigste und präzise Analysen, um entsprechende Entscheidungen auf operativer Ebene treffen zu können.

Mit diesem Artikel haben wir einen Aspekt der digitalen Buchhaltung aufgezeigt. Die Entwicklungen lassen sich allerdings unter verschiedenen Gesichtspunkten, insbesondere was die Digitalisierung Ihrer Rechnungen, die Debitorenverwaltung und die Lieferantenüberwachung, etc. in Echtzeit anbelangt, verfolgen.

Die Gastroconsult AG steht Ihnen als Unterstützung bei der Einführung und dem Einsatz digitaler Arbeitsmittel jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam erleichtern wir Ihren Arbeitsalltag.

Nicolas Clément
Betriebsökonom FH 
dipl. Experte in Rechnungslegung und Controlling
Gastroconsult AG, Sitz Freiburg