Die mehrwertsteuerliche Behandlung der Verpflegung des eigenen Personals wirft in der Praxis regelmässig Fragen auf, insbesondere wenn sich Mitarbeitende verbilligt oder gratis verpflegen können. Das Bundesverwaltungsgericht hat sich in einem aktuellen Urteil vom 19. August 2026 (A-2045/2026) mit einem Gastronomiebetrieb befasst, der seinem Personal einen Rabatt auf die Verpflegung gewährte und einen Teil der entsprechenden Umsätze zum reduzierten Steuersatz abrechnete. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten beiden Erkenntnisse aus dem Urteil zusammen und geben anschliessend einen Überblick über die häufigsten Praxiskonstellationen.

1) Vergünstigte Verpflegung des Personals

Im vorliegenden Fall hat der Restaurationsbetrieb dem eigenen Personal für die Verpflegung einen Rabatt von 50% auf die geltenden Preisen gewährt, d.h. das Personal hat demnach 50% vom Preis tatsächlich bezahlt und entsprechend wurde dieser Umsatz mit der MWST abgerechnet. Die abgerechneten Leistungen lagen unterhalb der Ansätze im Merkblatt N2/2007.

Das Bundesverwaltungsgericht verweigerte jedoch den angewendeten Rabatt von 50% für die mehrwertsteuerliche Behandlung. Zwar sind die entsprechenden Rabatte über das Kassensystem mittels spezifischer Rabattcodes erfasst worden, es bestanden jedoch aus Sicht des Bundesverwaltungsgerichts keine klaren internen Regelungen oder schriftliche Vereinbarungen diesbezüglich. Das Gericht hielt fest, dass anhand der eingereichten Kassenauswertungen nicht nachgewiesen werden konnte, welche Rabattcodes ausschliesslich für Personalbezüge verwendet wurden und ob sämtliche Personal­verpflegungen vollständig erfasst wurden. Hinzu kommt, dass keine schriftlichen Regelungen zu den gewährten Vergünstigungen oder andere zuverlässige Aufzeichnungen über Art und Umfang der Personalverpflegung vorhanden waren. Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte somit die von der ESTV vorgenommenen Aufrechnungen gemäss den im Merkblatt N2/2007 publizierten Pauschalansätzen.

Fazit: Für Verpflegungsleistungen an das Personal gelten grundsätzlich die Ansätze im Merkblatt N2/2007. Die Pauschalbeiträge pro Mahlzeit und Person sind mit der MWST abzurechnen. Diese Ansätze sind als brutto (inkl. MWST) zu verstehen. Einen tieferen Ansatz, wie der im vorliegenden Fall gewährte Rabatt, wäre gemäss dem Urteil allenfalls bei klaren internen Regelungen oder schriftlichen Vereinbarungen denkbar. Die Praxis der ESTV verweist jedoch klar auf die Ansätze im Merkblatt N2/2007 und es empfiehlt sich, um spätere Korrekturen vorzubeugen, die Ansätze im Merkblatt entsprechend anzuwenden.

2) Anwendung reduzierter Steuersatz

Der Restaurationsbetrieb hat im vorliegenden Fall die Leistungen an das Personal zum reduzierten Steuersatz (aktuell 2.6%) abgerechnet, da der Leistungsbezug aus Sicht des Restaurants überwiegend im Take-away-Bereich erfolgte. Auch hier folgte das Bundesverwaltungsgericht jedoch nicht der Argumentation des Restaurationsbetriebs. Für die Anwendung des reduzierten Steuersatzes fehlte der Nachweis, dass den mittels Rabattcodes erfassten Umsätzen die erforderlichen organisatorischen Massnahmen zur Trennung von Take-away- und Inhouse-Konsumationen zugrunde lagen. Aufgrund der fehlenden geeigneten organisatorischen Massnahmen konnten nicht sämtliche Leistungen zum reduzierten Steuersatz abgerechnet werden.

Fazit: Die Anwendung des reduzierten Steuersatzes wird nur bei geeigneten organisatorischen Massnahmen gewährt. Bei Take-away-Konsumation muss anhand der Belege klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Lieferung von Lebensmitteln zum Mitnehmen handelt. Ansonsten ist davon auszugehen, dass es sich um eine gastgewerbliche Leistung handelt, die zum Normalsatz von aktuell 8.1% abzurechnen ist. Der blosse Hinweis, dass das Personal die Lebensmittel mitnimmt, genügt als Nachweis für die Anwendung des reduzierten Steuersatzes nicht. Dies gilt insbesondere bei Gastronomiebetrieben, die über Sitzgelegenheiten verfügen.

Mögliche Praxiskonstellationen

Das dargestellte Urteil bestätigt die bisherige Praxis der ESTV. Folgende Konstellationen sind dabei in der Praxis am häufigsten anzutreffen.

Gratisverpflegung des Personals
MWST: Wenn die Mitarbeitenden sich beim Arbeitgeber gratis verpflegen können, handelt es sich um eine Naturalleistung zugunsten der Mitarbeitenden. Dabei sind grundsätzlich die Ansätze gemäss Merkblatt N2/2007 massgebend. Der Arbeitgeber hat für die Gratisverpflegung des Personals die im Merkblatt N2/2007 genannten Pauschalbeträge pro Mahlzeit und Person mit der MWST zu versteuern. Dabei sind die Leistungen grundsätzlich zum Normalsatz von aktuell 8.1% zu versteuern, ausser es handelt sich um eine Take-away-Konsumation (siehe dazu vorstehender Abschnitt betreffend Anwendung des reduzierten Steuersatzes). Diese Ansätze sind als brutto (inkl. MWST) zu verstehen.
Lohnausweis: Die Naturalleistung ist ebenfalls im Lohnausweis (Ziffer 2.1) zu deklarieren.

Lohnabzug für Verpflegung
MWST: Wird dem Personal für die gewährte Verpflegung ein Abzug vom Lohn gemacht, unterliegt der abgezogene Betrag der MWST. Dabei sind die Leistungen grundsätzlich zum Normalsatz von aktuell 8.1% zu versteuern, ausser es handelt sich um eine Take-away-Konsumation (siehe dazu vorstehender Abschnitt betreffend Anwendung des reduzierten Steuersatzes). Es ist zu beachten, dass der Lohnabzug mindestens den Ansätzen gemäss Merkblatt N2/2007 entsprechen muss. Ist der Abzug vom Lohn kleiner als die Ansätze im Merkblatt N2/2007, hat der Arbeitgeber die Differenz zwischen dem abgezogenen Betrag und den Ansätzen im Merkblatt zusätzlich zum Lohnabzug mit der MWST abzurechnen. Alle Beträge sind als brutto (inkl. MWST) zu verstehen.
Lohnausweis: Die Ziffer 2.1 ist nicht auszufüllen, wenn der Lohnabzug für die gewährte Verpflegung mindestens den Ansätzen gemäss dem erwähnten Merkblatt entspricht. Falls der Lohnabzug kleiner als die Ansätze im Merkblatt ist, muss der Differenzbetrag als Naturalleistung in der Ziffer 2.1 des Lohnausweises deklariert werden.

Verbilligte Abgabe von Mahlzeiten
Grundsätzlich spielt es für die mehrwertsteuerliche Beurteilung keine Rolle, ob das Personal für die Verpflegung tatsächlich ein Entgelt bezahlt oder ein Lohnabzug vorgenommen wird. Es wird daher auf den vorstehenden Abschnitt verwiesen. Wenn das Personal für die Verpflegung weniger bezahlt, als in den im Merkblatt N2/2007 festgehaltenen Pauschalen vorgesehen ist, besteht, wie im erwähnten Urteil des Bundesverwaltungsgerichts ersichtlich, ein Aufrechnungsrisiko, falls keine entsprechende Dokumentation vorliegt.

Verpflegung der Inhaberinnen und Inhaber von Einzelunternehmungen (Selbständigerwerbende)
Im Gegensatz zu den Privatanteilen beim Personal liegen bei Entnahmen von Gegenständen und Dienstleistungen aus dem eigenen Unternehmen durch die Inhaberin bzw. den Inhaber keine Leistungsverhältnisse vor. Die Naturalbezüge unterliegen somit nicht der MWST, sondern es ist eine Vorsteuerkorrektur vorzunehmen. Für Naturalbezüge können als Bemessungsgrundlage die Pauschalbeträge gemäss N1/2007 herangezogen werden (zum Vergleich: beim Personal ist das Merkblatt N2/2007 massgebend). Die Beträge verstehen sich als brutto (inkl. MWST). Für die Verpflegung der Inhaberin oder des Inhabers und der Familienangehörigen, welche keinen Lohnausweis erhalten und somit nicht als Personal gelten, ist eine Vorsteuerkorrektur (Eigenverbrauch) vorzunehmen:

• Kinder und Jugendliche bis zum vollendeten 18. Altersjahr: Vorsteuerkorrektur zum reduzierten Satz (aktuell 2.6%)
• Erwachsene: Vorsteuerkorrektur: 2/3 zum reduzierten Satz (aktuell 2.6%) und 1/3 zum Normalsatz (aktuell 8.1%)

Es besteht die Möglichkeit, die Entnahmen der Einzelfirma effektiv abzurechnen und nicht die Pauschalen anzuwenden. Aus Vereinfachungsgründen werden in der Praxis jedoch häufig die Pauschalen angewendet. Familienangehörige, die einen Lohnausweis erhalten, gelten aus Personal und es wird auf die obenstehenden Abschnitte verwiesen (Anwendung Merkblatt N2/2007).

Verpflegung von Inhaberinnen und Inhaber von Gesellschaften (eng verbundene Personen)
Darunter fallen Inhaberinnen und Inhaber von mindestens 20% am Stamm- oder Grundkapitals einer Kapitalgesellschaft oder von einer entsprechenden Beteiligung an einer Personengesellschaft sowie dessen nahestehende Personen. Arbeiten die eng verbundenen Personen im Betrieb mit, finden die Ausführungen zum Personal (obenstehende Abschnitte) Anwendung. Falls die eng verbundenen Personen nicht im Betrieb arbeiten, gilt als Entgelt der Wert, der unter unabhängigen Dritten vereinbart würde, d.h. der Markt- bzw. Verkehrswert.

Vergleich der Ansätze

Die unterschiedlichen Ansätze entstehen aufgrund des unterschiedlichen Bewertungsprinzips. Bei den Selbständigerwerbenden erfolgt eine Vorsteuerkorrektur auf den eingekauften Lebensmitteln (Selbstkosten). Beim Personal gilt beim Bezug grundsätzlich der Marktwert, weshalb die MWST auf der Naturalleistung zum Marktwert (Merkblatt N2/2007) erhoben wird.

Fachbereich Steuern, September 2026