Neue Mitarbeitende einstellen, Personalangaben zusammentragen, fehlende Dokumente einfordern oder Lohnabrechnungen zustellen: Rund um die Mitarbeitenden fallen in einem Gastronomiebetrieb zahlreiche administrative Arbeiten an. Besonders zeitaufwendig sind oft nicht die einzelnen Aufgaben, sondern die vielen Rückfragen und zusätzlichen Wege, bis alle benötigten Informationen am richtigen Ort angekommen sind. Durchgängige digitale Prozesse können hier deutlich entlasten.

Wenn am Freitag noch Angaben fehlen

Am Montag beginnt der neue Koch. Doch am Freitag sind noch nicht alle Angaben für die Personal- und Lohnadministration vorhanden. Die Bankverbindung kommt per WhatsApp, Angaben zur Aufenthaltsbewilligung fehlen noch und eine benötigte Kopie muss nachgereicht werden. Der Arbeitgeber sammelt die Informationen und leitet sie an die interne Lohnverarbeitung oder den Treuhänder weiter.

Solche Situationen sind im Gastroalltag keine Seltenheit. Und häufig verursacht nicht das Erfassen der Daten den grössten Aufwand, sondern das, was davor passiert: Fehlende Angaben müssen erkannt, Mitarbeitende nochmals kontaktiert, Dokumente nachgefordert und Informationen aus unterschiedlichen Kanälen zusammengetragen werden.
Bei jedem Eintritt beginnt ein Teil dieser Administration von Neuem. Umso mehr lohnt es sich, den Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag sinnvoll zu organisieren.

Der Eintritt beginnt mit einem Link

Genau hier setzt der digitale Mitarbeiter-Check-in an. Gastroconsult hat die Lösung von Abacus auf die Abläufe in der Lohnadministration von Gastronomiebetrieben zugeschnitten und entsprechend konfiguriert.

Der neue Mitarbeitende erhält einen Link zu einem digitalen Formular und erfasst seine persönlichen Angaben selbst. Dabei werden die Informationen abgefragt, die für die weitere Personal- und Lohnadministration benötigt werden. So können beispielsweise die Bankverbindung, Angaben zu Kindern oder zur Aufenthaltsbewilligung direkt erfasst und erforderliche Dokumente gleich hochgeladen werden.

Damit gelangen die Informationen nicht mehr einzeln über Papier, E-Mail, WhatsApp oder andere Kanäle zum Arbeitgeber. Der Mitarbeitende wird von Anfang an durch die benötigten Angaben geführt.

Anschliessend geht der Prozess digital an den Arbeitgeber weiter. Dieser ergänzt die Informationen, die bei ihm liegen – beispielsweise den vereinbarten Lohn oder das genaue Eintrittsdatum. Danach erhält die zuständige Lohnverarbeitung die Daten und führt einen Plausibilitätscheck durch. Sind die Angaben vollständig und plausibel, können die Stammdaten direkt in die Abacus-Lohnbuchhaltung übernommen werden.

Der wesentliche Vorteil liegt damit nicht einfach darin, ein Personalblatt zu digitalisieren. Der Prozess hilft, die benötigten Informationen von Anfang an vollständig und strukturiert zusammenzutragen und Rückfragen zu reduzieren.

Jeder liefert die Informationen, die er am besten kennt

Hinter dem Check-in steckt ein einfaches Prinzip: Informationen werden möglichst dort erfasst, wo sie entstehen. Der Mitarbeitende kennt seine persönlichen Angaben, seine Bankverbindung und seine familiäre Situation. Der Arbeitgeber kennt die vereinbarten Anstellungsbedingungen. Und die Lohnverantwortlichen verfügen über das Fachwissen, um die Daten vor der Übernahme in die Lohnbuchhaltung zu kontrollieren.

Dadurch müssen Informationen weniger häufig zwischen Mitarbeitenden, Betrieb und Treuhänder hin- und hergeschickt werden. Gerade die vielen kleinen Rückfragen, die für sich genommen nur wenige Minuten benötigen, können sich im Alltag erheblich summieren.

Auch nach dem Eintritt geht es digital weiter

Mit dem Check-in ist die Personaladministration nicht abgeschlossen. Mitarbeitende ziehen um, benötigen eine frühere Lohnabrechnung, suchen ihren Lohnausweis oder müssen später weitere Dokumente einreichen.

Hier setzt das Mitarbeiterportal an. Mitarbeitende erhalten einen persönlichen Zugang zu ihren Daten und ihrem digitalen Personaldossier. Lohnabrechnungen und Lohnausweise können dort abgerufen und Änderungen der eigenen Stammdaten digital beantragt werden. Auch das Hochladen von Dokumenten ist möglich. Das MyAbacus-Mitarbeiterportal basiert dabei auf dem Prinzip des Employee Self-Service: Mitarbeitende können verschiedene administrative Vorgänge selbst anstossen, während Mutationen weiterhin kontrolliert werden können.

Eine Adressänderung muss so beispielsweise nicht mehr mündlich mitgeteilt, per E-Mail weitergeleitet und anschliessend nochmals abgeklärt werden. Und wer eine ältere Lohnabrechnung benötigt, kann sie selbst im persönlichen Dossier aufrufen.

Digital günstiger als die Briefmarke

Auch bei wiederkehrenden Routinearbeiten zeigt sich der Nutzen. Ein einfaches Beispiel ist die Zustellung der Lohnabrechnungen.

Gut zu wissen: Ab 2027 kostet bereits das Porto für den Versand einer Lohnabrechnung per B-Post mehr als das Gastroconsult-Mitarbeiterportal pro Mitarbeitenden und Monat.

Mit der digitalen Bereitstellung entfallen zudem Druck, Verpackung und Versand der monatlichen Lohnabrechnungen. Der finanzielle Aspekt ist dabei nur ein zusätzlicher Vorteil. Im Alltag dürfte für viele Betriebe entscheidender sein, dass die Lohnabrechnung nicht jeden Monat aktiv verschickt werden muss und den Mitarbeitenden trotzdem jederzeit zur Verfügung steht.

Digitalisieren, wo es wirklich entlastet

Digitale Prozesse ersetzen die fachliche Kontrolle nicht – und sollen dies auch nicht. Gerade in der Lohnbuchhaltung ist es wichtig, dass Angaben geprüft und Besonderheiten korrekt berücksichtigt werden. Der Mehrwert liegt vielmehr darin, administrative Umwege zu vermeiden. Einer fehlenden Bankverbindung nachzugehen, Dokumente aus verschiedenen E-Mails und WhatsApp-Nachrichten zusammenzusuchen oder eine Adressänderung weiterzuleiten, benötigt keine treuhänderische Fachkompetenz – kostet im Alltag aber Zeit.

Gastroconsult verbindet deshalb die Abacus-Lösung mit der Erfahrung aus der Lohnverarbeitung für Gastronomiebetriebe. Der Mitarbeiter-Check-in wurde auf diese Abläufe zugeschnitten und entsprechend konfiguriert. So können viele der kleinen administrativen Umwege vermieden werden, die im Tagesgeschäft immer wieder Zeit beanspruchen.

Denn gute Digitalisierung zeigt sich nicht daran, wie viele Funktionen eine Software bietet, sondern daran, wie viele Rückfragen und administrative Umwege gar nicht erst entstehen.

Autorin: Bea Metzger, Leiterin Digitale Entwicklung, Gastroconsult-Gruppe
Quelle: GastroJournal Oktober 2026