Privatpersonen sind in der Schweiz nicht
verpflichtet, Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten. Bei
Rechtsstreitigkeiten lohnt es sich aber, wenn man Unterlagen vorweisen kann.
Die allgemeine Verjährungsfrist für
Forderungen beträgt zehn Jahre. Belege, Quittungen und Rechnungen sollten nicht
früher entsorgt werden. Dies ist vor allem dann relevant, wenn bei
Handwerksarbeiten verspätet Schäden auftreten oder sich bei Produkten späte
Mängel zeigen. Bis zum Ablauf der Verjährungsfrist sind Sie als Kunde im
Streitfall verpflichtet, die Zahlung nachzuweisen. Für eventuelle Auseinandersetzungen mit den Steuerbehörden macht es überdies Sinn, auch alle Steuerunterlagen
als Beweismittel für zehn Jahre aufzubewahren.
Rechnungen,
Miet- und Lohnunterlagen
Für Handwerker-, Miet— und Arztrechnungen,
aber auch für Lohnunterlagen gilt eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von fünf
Jahren. Lohnunterlagen werden zum Nachweis des Einkommens herangezogen, etwa
wenn Sie erwerbsunfähig werden sollten.
Unbedingt
unbegrenzt aufbewahren!
Es gibt Dokumente, die Sie auf keinen
Fall entsorgen sollten: Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, AHV-Karte, Familienbüchlein,
Impfausweise, wichtige Verträge wie 2.8. ein Ehe- oder Erbvertrag, aber auch Testament,
Patientenverfügung sowie weitere wichtige medizinische Unterlagen, Vorsorgeauftrag
und Verlustscheine; ferner Dokumente zu Pensionskassen, ausbezahlten
Erbschaften und Schenkungen. Das Gleiche
gilt für Kontounterlagen zum Zeitpunkt der Heirat. Denken Sie bei grösseren Anschaffungen
daran, auch diese Belege zu behalten. Bei einem Schadenfall der Hausratversicherung
sind sie relevant als Nachweis für den ursprünglichen Kaufpreis.
Sonderfall
eigene Liegenschaften
Alle Unterlagen beim Erwerb und während der
gesamten Haltedauer einer Liegenschaft
sollten gesondert abgelegt werden. Dies
umfasst Dokumente wie Kaufvertrag, Gebührenrechnungen für Baubewilligungen,
Handwerkerrechnungen, Belege zu Notarkosten, allfällig bezahlter Handänderungssteuer
oder die Unterlagen zur Hypothek. Alle nach dem Kauf anfallenden laufenden Rechnungen
werden in werterhaltende Aufwendungen (steuerlich
abzugsberechtigt), wertvermehrende Aufwendungen (steuerlich nicht
abzugsberechtigt) sowie Lebenshaltungskosten unterteilt. Da die Abgrenzung
nicht immer einfach und zudem kantonal unterschiedlich ist, sollten im Zweifelsfall
alle Rechnungen aufbewahrt werden. Die Unterscheidung ist auch entscheidend für
die Erstellung und Optimierung der Grundstückgewinnsteuer bei einem späteren
Verkauf der Liegenschaft.
TIPP
Idealerweise hinterlegt man bei einer
Vertrauensperson eine Aufstellung, wo welche Dokumente zu finden sind. Damit
erspart man dem Vertreter und/oder den Nachkommen die mühselige Suche.