«Stärke wird aus Not und Leid geboren.» Dieses Zitat des französischen Autors Paul Ohl (Katana,1987) trifft gerade heute besonders zu. Die letzten Monate haben uns alle an unsere Grenzen gebracht. Dennoch ist es vielen Unternehmen – in dieser Zeit der Not und des Leids – gelungen, neue Produkte zu entwickeln sowie ihre Effizienz und Leistung zu verbessern. Wie steht es um Ihre Verwaltungssoftware? Werfen wir einen Blick auf Ihre Kreditorenbuchhaltung!

Die QR-Rechnung ist seit Ende Juni 2020 in Kraft und wird immer mehr zum Standard. Der QR-Einzahlungsschein ersetzt sogar den roten und den orangen Einzahlungsschein definitiv: Sie sollen per Ende September 2022 ganz aus dem Verkehr gezogen werden.
Einzahlungsscheine mit QR-Code gehören deshalb bereits zum Geschäftsalltag. Ihre ersten Erfahrungen haben Ihnen sicherlich gezeigt, dass sowohl die Zahlung am Postschalter als auch die Erfassung über die E-Banking-Software oder Ihr Smartphone noch einfacher, genauer und schneller geworden sind. Die Technologie, die Sie für elektronische Einzahlungen verwenden, können Sie ganz einfach für die Kreditorenbuchhaltung nutzen und damit Zeit und Energie sparen.
Nehmen wir zum Beispiel an, die Leiterin eines Gastrobetriebs mit 6–8 Angestellten erledigt ihre Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung selbst, etwa mit den entsprechenden Abacus-Modulen. Die Lieferantenrechnungen verwaltet sie manuell (Kontrolle, Veranlassen der Zahlung per E-Banking und Ablage). Demnach erfasst sie die Kreditorenrechnungen zweimal: beim Vorbereiten der Zahlungen und beim Verbuchen in der Betriebsbuchhaltung.
Nun ist das Abacus-Kreditorenmodul so organisiert, dass sie mit der Erfassung eines Lieferanten bereits über sämtliche Daten verfügt, die sie für die Begleichung und Verbuchung der eingegangenen Rechnungen benötigt. Wenn sie vom Lieferanten eine QR-Rechnung erhält, erfolgt sogar die automatische Erkennung der wichtigsten erforderlichen Informationen:

• Name, genaue Adresse
• Angaben zur Zahlung
• Ausstehender Betrag
• Rechnungsdatum

Deshalb vermisst die Restaurantbetreiberin die früheren Einzahlungsscheine überhaupt nicht, ganz im Gegenteil!
Durch die Erfassung der Rechnung in ein Kreditorenbuchhaltungsmodul kennt sie jederzeit die offenen Beträge und kann die Zahlungen entsprechend auslösen. Die Verbuchungen werden automatisch ans Finanzbuchhaltungsmodul weitergeleitet. So braucht jeder Lieferant nur noch einmal erfasst zu werden. Die zweite Eingabe in die Finanzbuchhaltung entfällt, was Tippfehler und Betragsdifferenzen zwischen Bank und Buchhaltung vermeiden hilft. Der Monatsabschluss ist schneller erledigt. Zusätzlich könnten eingescannte Dokumente auch digital abgelegt werden; darauf kommen wir noch zu sprechen.
Letztlich bietet die Ablösung der roten und orangen Einzahlungsscheine die Chance, administrative Prozesse anzupassen und Synergien zwischen zweckmässigen IT-Werkzeugen zu nutzen. Nun spart die Restaurantbetreiberin Zeit im Büro, die sie für andere Aufgaben nutzen kann, und geht gestärkt aus den Veränderungen hervor! Deshalb vermisst die Restaurantbetreiberin die früheren Einzahlungsscheine überhaupt nicht, ganz im Gegenteil!
Durch die Erfassung der Rechnung in ein Kreditorenbuchhaltungsmodul kennt sie jederzeit die offenen Beträge und kann die Zahlungen entsprechend auslösen. Die Verbuchungen werden automatisch ans Finanzbuchhaltungsmodul weitergeleitet. So braucht jeder Lieferant nur noch einmal erfasst zu werden. Die zweite Eingabe in die Finanzbuchhaltung entfällt, was Tippfehler und Betragsdifferenzen zwischen Bank und Buchhaltung vermeiden hilft. Der Monatsabschluss ist schneller erledigt. Zusätzlich könnten eingescannte Dokumente auch digital abgelegt werden; darauf kommen wir noch zu sprechen.
Letztlich bietet die Ablösung der roten und orangen Einzahlungsscheine die Chance, administrative Prozesse anzupassen und Synergien zwischen zweckmässigen IT-Werkzeugen zu nutzen. Nun spart die Restaurantbetreiberin Zeit im Büro, die sie für andere Aufgaben nutzen kann, und geht gestärkt aus den Veränderungen hervor!

Autor: 
Claude Babey 
Fachdirektor Kundentools
Gastroconsult Saignelégier