Aufbewahrungsfristen

Empfehlungen für Privatpersonen

Privatpersonen sind in der Schweiz nicht verpflichtet, Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten. Bei Rechtsstreitigkeiten lohnt es sich aber, wenn man Unterlagen vorweisen kann.
Die allgemeine Verjährungsfrist für Forderungen beträgt zehn Jahre. Belege, Quittungen und Rechnungen sollten nicht früher entsorgt werden. Dies ist vor allem dann relevant, wenn bei Handwerksarbeiten verspätet Schäden auftreten oder sich bei Produkten späte Mängel zeigen. Bis zum Ablauf der Verjährungsfrist sind Sie als Kunde im Streitfall verpflichtet, die Zahlung nachzuweisen. Für eventuelle Auseinandersetzungen mit den Steuerbehörden macht es überdies Sinn, auch alle Steuerunterlagen als Beweismittel für zehn Jahre aufzubewahren.

Rechnungen, Miet- und Lohnunterlagen
Für Handwerker-, Miet— und Arztrechnungen, aber auch für Lohnunterlagen gilt eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Lohnunterlagen werden zum Nachweis des Einkommens herangezogen, etwa wenn Sie erwerbsunfähig werden sollten.

Unbedingt unbegrenzt aufbewahren!
Es gibt Dokumente, die Sie auf keinen Fall entsorgen sollten: Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, AHV-Karte, Familienbüchlein, Impfausweise, wichtige Verträge wie 2.8. ein Ehe- oder Erbvertrag, aber auch Testament, Patientenverfügung sowie weitere wichtige medizinische Unterlagen, Vorsorgeauftrag und Verlustscheine; ferner Dokumente zu Pensionskassen, ausbezahlten Erbschaften und Schenkungen. Das Gleiche gilt für Kontounterlagen zum Zeitpunkt der Heirat. Denken Sie bei grösseren Anschaffungen daran, auch diese Belege zu behalten. Bei einem Schadenfall der Hausratversicherung sind sie relevant als Nachweis für den ursprünglichen Kaufpreis.

Sonderfall eigene Liegenschaften
Alle Unterlagen beim Erwerb und während der gesamten Haltedauer einer Liegenschaft sollten gesondert abgelegt werden. Dies umfasst Dokumente wie Kaufvertrag, Gebührenrechnungen für Baubewilligungen, Handwerkerrechnungen, Belege zu Notarkosten, allfällig bezahlter Handänderungssteuer oder die Unterlagen zur Hypothek. Alle nach dem Kauf anfallenden laufenden Rechnungen werden in werterhaltende Aufwendungen (steuerlich abzugsberechtigt), wertvermehrende Aufwendungen (steuerlich nicht abzugsberechtigt) sowie Lebenshaltungskosten unterteilt. Da die Abgrenzung nicht immer einfach und zudem kantonal unterschiedlich ist, sollten im Zweifelsfall alle Rechnungen aufbewahrt werden. Die Unterscheidung ist auch entscheidend für die Erstellung und Optimierung der Grundstückgewinnsteuer bei einem späteren Verkauf der Liegenschaft.

TIPP
Idealerweise hinterlegt man bei einer Vertrauensperson eine Aufstellung, wo welche Dokumente zu finden sind. Damit erspart man dem Vertreter und/oder den Nachkommen die mühselige Suche.