Questions et réponses GastroTime (FAQ)

proche. compétente.
Ici vous trouvez les réponses de nos experts aux questions fréquemment posées concernant le logiciel GastroTime pour le contrôle du temps de travail. 
En cas de problème technique, vous pouvez appeler à tout moment la hotline 0900 24 12 24.
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Pourquoi certaines parties de GastroTime, comme les calendriers, ne sont-elles pas traduites dans la langue que j’ai sélectionnée ?

Les calendriers et certaines boîtes de dialogues ne peuvent pas être traduits dans une langue spécifique parce qu’ils sont fournis directement par MS Windows. Pour celles-ci, c’est la configuration de votre ordinateur qui impose la langue.

Le message "Une traduction est manquante. Elle a été remplacée par la traduction par défaut" s’affiche. Que dois-je faire?

Tout d’abord, ne vous inquiétez pas si ce message apparaît. Il veut simplement dire que le système de traduction intégré à GastroTime n’a pas trouvé de traduction pour un terme choisi. Ce fait ne devrait normalement pas se produire. Lorsqu’il a lieu contre toute attente, vous pouvez continuer à utiliser GastroTime normalement. Le seul inconvénient qui peut apparaître est qu’un texte du logiciel ne soit pas traduit dans la langue sélectionnée.

J’aimerais désinstaller GastroTime mais je ne sais pas comment faire.

Il existe au moins deux manières vous permettant de désinstaller GastroTime de votre ordinateur si vous n’en n’avez plus besoin. La première consiste à insérer le CD-ROM d’installation de GastroTime, puis de démarrer le processus d’installation (voir chapitre 2.1 Installation du logiciel pour plus de détails). Lorsqu’on vous demande de sélectionner la langue d’installation, sélectionnez celle que vous avez utilisée lors de l’installation de GastroTime. Puis sélectionnez Supprimer GastroTime. La seconde consiste à passer par le Panneau de configuration, "Ajouter ou supprimer des programmes". Sélectionnez ensuite GastroTime dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier/Supprimer.

J'aimerais installer GastroTime sur un "terminal server" (réseau) car je travaille souvent depuis la maison.

Le logiciel est en usage seul (single-user), on ne peut donc pas l'installer en réseau. Cependant, vous pouvez charger les données depuis votre PC sur une clef USB avec laquelle vous pouvez travailler sur un autre ordinateur.

« Erreur fatale » apparaît en voulant ouvrir GastroTime.

Contrôlez si GastroTime est déjà ouvert « en attente » sur la barre de tâches en bas de l’écran.
Si oui, fermez celui-ci et redémarrez en cliquant sur l’icône se trouvant sur le bureau.
Si le problème persiste, contactez un de nos collaborateurs GastroTime.

J'ai rechargé une sauvegarde issue d’une version récente sur une version plus ancienne actuellement installée sur mon ordinateur. La fenêtre de dialogue suivante est apparue : « Erreur inattendue d'écriture dans la base de données… »

Il n’est pas possible de recharger une sauvegarde provenant d’une version plus récente du logiciel. Vous devez dès lors installer la même version sur votre PC.

J’ai une ancienne version 2009 de GastroTime et j’aimerais installer une version 2013

Le fait de devoir « sauter » plus de 2 versions pose problème. Il est plus prudent d’installer les versions intermédiaires afin d’éviter les désagréments. Lors de votre commande, nos collaborateurs vous conseilleront volontiers et vous aident à effectuer cette opération. Il est également possible de mandater nos conseillers pour transférer vos données de la version plus ancienne sur votre nouvelle version contre un léger dédommagement.

Disparitions des données lors de mise à jour de l’antivirus Avast :

Le logiciel antivirus gratuit Avast est très utilisé. Les dernières mises à jour d’Avast traitent les fichiers de logiciels non reconnus de manière temporaire sur un disque virtuel. Par conséquent, toutes les tâches que vous aurez effectuées ne seront pas sauvegardées et seront perdues. Pour y remédier, veuillez consulter la rubrique ci-dessous. ?

Disparitions de toutes les données saisies

J’ai effectué des saisies, imprimé les rapports, puis fait une sauvegarde. Le lendemain, en ouvrant GastroTime, tout avait disparu. J’ai installé la sauvegarde, mais elle était vide. Ce même problème est déjà survenu 3 mois plus tôt, mais à ce moment-là, j’ai pensé avoir fait une mauvaise manipulation. Ce problème est la conséquence d’une sécurité de l’antivirus AVAST.
Pour y remédier, il faut ajouter le logiciel GastroTime comme exception dans Avast de la façon suivante :
Ouvrez Avast - allez dans l'onglet "Sécurité" - cliquez sur "Antivirus" dans le menu à gauche
Puis dans sous-menu "Agent des Fichiers" - cliquez ensuite sur le bouton "Paramètres" (à droite)
Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur "AutoSandbox" - vous avez ensuite au bas de la fenêtre les "Fichiers à exclure de l'AutoSandbox". Cliquez sur "Parcourir" - sélectionnez l'exécutable de GastroTime (par défaut: C:\Programmes\Gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe ou C:\Program Files (x86)\Gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe)
Cliquez finalement sur OK pour ajouter l'exception

J'aimerais insérer une saisie, mais le programme s'interrompt lorsque je clic sur OK, pourquoi ?

Lorsqu'on insère les heures de début et fin de journée, il ne faut pas oublier de mettre un point entre les heures et les minutes (ex : 09.00 et non 0900)

Je ne peux pas choisir plusieurs périodes d'heures de nuit, pourquoi ?

Selon la CCNT, la période des heures de nuit sélectionnée, est valable pour tout l'établissement.

J'ai changé des données le mois précédent et elles ont été effacées.

Lorsque l'on modifie des données, on ne peut le faire que pour les dates à venir et non rétroactivement, au risque de les perdre.

J'ai introduit 33,6 dans les paramètres "heures hebdomadaires" pour un employé occupé à 80%. Les heures sont refusées dans le rapport.

Il faut insérer les chiffres en heures et minutes et non en centièmes : ex: 33(h):36(min) et non 33,60.

J’ai un établissement saisonnier et j’aimerais savoir à quel moment je dois renouveler la demande mon permis « d’établissement saisonnier » et à qui je dois m’adresser.

En effet, si vous avez obtenu cette autorisation, celle-ci est valable au maximum 2 ans (éventuellement 1 an). Dans la rubrique « paramètres de l’établissement », en cliquant « oui » sous établissement saisonnier, vous avez la possibilité d’insérer d'une date du prochain renouvellement "établissement saisonnier" et vous en serez averti au démarrage de l'application à partir d'un mois avant l'échéance.
Cette demande doit être faite auprès de l’Office de contrôle de la CCNT à Bâle : info@l-gav.ch

J’ai défini une date de sortie pour un employé et depuis il a disparu.

Les listes vous permettant de sélectionner un employé dans les différents onglets ne comprennent que les employés effectivement engagés par votre établissement durant l’année en cours. Ceci est fait dans le but de ne pas surcharger ces listes avec des employés qui n’ont plus rien à faire avec votre établissement. Cependant, il est possible que pour une raison ou une autre, vous désiriez quand même sélectionner l’un de ces employés. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Afficher tous les employés de la barre d’outils. Ce bouton reste enfoncé et indique que tous les employés sont disponibles dans les listes. Si vous désirez retrouver des listes normales, cliquez à nouveau sur le même bouton.

Un collaborateur a réduit (ou augmenté) son temps de travail de 42 à 36 heures, comment dois-je procéder ? Valable uniquement pour la version 2010.

Il s’agit en réalité d’une modification du contrat de travail. Vous devez saisir une date de sortie du collaborateur dans la tâche gestion du personnel, sans oublier ensuite d’imprimer tous les rapports des heures (contrôle de la durée du travail, récapitulatif mensuel et récapitulatif annuel). Ensuite, pour ce même collaborateur, vous saisissez une nouvelle date d’entrée en inscrivant son nouveau temps de travail hebdomadaire (dans notre exemple 36 heures). N’oubliez pas de saisir les reports initiaux ressortant des rapports précédents (jours de repos, jours fériés, vacances et heures supplémentaires).

Mon collaborateur travaille 2 jours par semaine en moyenne. Ce mois, il a été malade 1 jour lorsqu’il aurait dû travailler. Si j’introduis une absence pour maladie pour ce jour-là, il aura des heures manquantes, est-ce juste ?

Oui, c’est correct. Il s’agit d’un collaborateur à temps partiel avec un horaire fixe. Comme pour tous les autres travailleurs, une absence pour cause de maladie est calculée à raison de 1/7ème du temps de travail hebdomadaire. Si ce collaborateur avait 7 jours d’absence pour maladie, il n’aurait aucune heure manquante.

Un collaborateur est absent pour cause de maladie depuis plus de 2 mois complets et le droit aux vacances est toujours calculé mensuellement. Comment procéder pour que le droit aux vacances ne soit plus calculé ? La version 2013 de GastroTime effectue cette réduction automatiquement. Dans le cas des versions plus anciennes, procédez comme suit :

En effet, selon les commentaires de l’article 17 de la CCNT, les vacances ne peuvent être réduites pour cause de maladie, de service militaire ou d’accident que lorsque le collaborateur est absent plus de deux mois par an. Cette réduction de 1/12ème n’est possible qu’à partir du 2ème mois d’absence complet. Vous devez procéder de la manière suivante sur GastroTime: 1. Saisir la date de sortie correspondant à la date du dernier jour du 1er mois de la maladie, service militaire ou accident. 2. Imprimer tous les décomptes (3 au total) 3. Saisir la date d’entrée correspondante au 1er jour du 2ème mois d’absence. 4. Saisir 0 jour dans le champ jour de vacances (ne pas tenir compte de l’avertissement). 5. Saisir les reports initiaux. Lorsque votre collaborateur sera à nouveau présent, veuillez procéder de la même manière en introduisant à nouveau son droit aux vacances annuelles.

J'ai payé 10 heures supplémentaires à un collaborateur à fin janvier. Comment faire pour que ces 10 heures soient déduites du rapport de contrôle de la durée de travail à fin février?

Dans la boîte de dialogue "Temps payé par employé", "heures supplémentaires payées" introduire 10 ainsi, les 10 heures seront déduites du total du calcul de la durée du travail.

Manque d’heures important après installation d’une mise à jour GastroTime J’avais une ancienne version 2010 et j’ai installé une nouvelle version. Dès la 1ère lecture, j’ai constaté que mes collaborateurs avaient des heures manquantes dans des proportions importantes, pourquoi ?

La date d'entrée de vos collaborateurs doit correspondre à la date du début du contrôle des heures à l’aide de GastroTime et non à la date d’engagement du collaborateur dans votre entreprise. (Dans ce dernier cas, le logiciel aura comptabilisé toute une période avec des heures dues mais non contrôlées.
Vous situez dans l'onglet « Gestion du personnel » où vous trouverez la liste de votre personnel ainsi que leurs dates d'entrées respectives. Parcourez tous vos employés et changez la date d'entrée correspondante à la mise en place de GastroTime pour la 1ère fois. Par la suite, vous pourrez insérer la date effective du début de contrat de votre collaborateur.